Kaavojen arkistoinnin selvitys (TP10)

Kaavojen arkistoinnin selvityksessä kootaan yhteen tieto kaavoitustoimen arkistoinnin normipohjasta ja nykytilasta sekä selvitetään perusteet tietomallipohjaisten kaavatietojen sähköisestä arkistoinnista. 

Mitä hankkeessa tapahtuu juuri nyt?

Työ on käynnistynyt syyskuussa 2019 asiantuntijahaastatteluilla.  

Aikataulu

09/2019 - 12/2019

Tavoitteet

Työn tavoitteena on koota yhteen tieto kaavoitustoimen arkistoinnin normipohjasta ja nykytilasta sekä selvittää perusteet tietomallipohjaisten kaavatietojen sähköisestä arkistoinnista. Työ tukee MRL:n uudistusta ja valtakunnallisen maankäyttöpäätösrekisterin valmistelua.

Hankinnan kohde koostuu kahdesta vaiheesta. Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään, mitä vaatimuksia kaavoitustoimen tietojen arkistoinnille on nykyisellään, miten tietoa arkistoidaan käytännössä ja mitä arkistointi maksaa. Selvityksen fokuksessa ovat asema-, yleis- ja maakuntakaavat.


Toisessa vaiheessa selvitetään, mitä arkistoinnissa tulee huomioida siirryttäessä tietomallipohjaiseen kaavoitukseen sekä valtakunnalliseen maankäyttöpäätöstietojen rekisteriin. Selvityksessä tuotetaan jatkotoimenpide-ehdotukset tietomallipohjaisen kaavaprosessin tietojen arkistoinnin järjestämiseksi.

Tutkimuskysymykset

Selvityksen ensimmäisessä vaiheessa selvitetään kaavatietojen arkistoinnin nykytilaa:

  • Mitkä ovat tämän hetkiset arkistolain ja muiden säädösten velvoitteet kaavoitustoimen tietojen arkistoimiseen?
  • Mitä ohjeistuksia ja suosituksia näiden arkistoinnista on annettu?
  • Mitkä lait & määräykset tällä hetkellä säätävät sähköisten asiakirjojen toimittamisesta, käytöstä ja arkistoinnista ja miten?
  • Mitkä lähivuosien kehittämissuunnat arkistolaille ja arkistoinnille tulee huomioida kaavoituksen arkistointia kehitettäessä?
  • Mitkä keskeiset kansainväliset standardit tulisi huomioida kaavatietojen sähköisessä arkistoinnissa? Onko standardit huomioitu nykyisissä ratkaisuissa ja ohjeistuksissa?
  • Mitä asiakirjoja kaavoitusprosessista säilytetään ja millä tavalla? Miten tieto jaetaan käyttäjille?
  • Millainen on tyypillinen kaavatiedon arkistoinnin prosessi nykyisin? Prosessia voi kuvata esimerkiksi joidenkin esimerkkitoimijoiden näkökulmasta.
    • Sähköisessä arkistoinnissa
    • Paperisessa arkistoinnissa
  • Kuinka yleistä kaavaprosessien tietojen arkistointi sähköisessä muodossa on?
  • Mitä tiedon säilytys, siirtely sekä arkistointi maksavat nykyisellään (esim. kuntatyypeittäin tai kokonaisuutena valtakunnallisesti)?

Selvityksen toisessa vaiheessa selvitetään kaavatietojen sähköistä arkistointia tulevaisuudessa:

  • Mitä vaihtoehtoja on olemassa kaavatietojen sähköisen arkistoinnin toteuttamiseksi?
  • Mitä keskeisiä asioita koneluettavan (rakenteellisen) kaavatiedon sähköisessä arkistoinnissa tulee huomioida?
    • Mitä vaatimuksia koneluettava sähköinen kaavatieto asettaa arkistoinnille?
    • Miten kaavan tietomalli vaikuttaa tiedon arkistointiin?
    • Miten koneluettavien kaavatietojen käyttökelpoisuus, eheys ja muuttumattomuus voidaan taata arkistoinnissa?
    • Mitä hyötyjä ja haasteita liittyy kaavatietojen arkistoimiseen rakenteellisessa muodossa?
  • Voiko valtakunnallinen sähköinen rekisteri toimia myös kaavatietojen sähköisenä arkistona?
    • Mitä toimenpiteitä ja määrittelyjä tämä edellyttäisi arkistoinnin näkökulmasta?
    • Voiko sähköinen pysyväisarkisto toimia myös ”käyttöarkistona”? Miksi, miksi ei?
  • Mitkä ovat keskeiset taloudelliset ja ei taloudelliset hyödyt ja haitat valtakunnallisessa keskitetyssä digitaalisessa kaavatietoarkistossa suhteessa nykyisenkaltaiseen toimintatapaan?

Toteutus ja toteuttajat

Ympäristöministeriö on kilpailuttanut KPMG Oy Ab:n tekemään selvityksen.

Lopputuotteet

Selvitys, jossa vastataan työn tutkimuskysymyksiin sekä esitetään perustellut jatkotoimenpide-ehdotukset tietomallipohjaisen kaavaprosessin tietojen arkistoinnin järjestämiseksi.